Quản trị rủi ro khi điều chuyển nhân sự

Nhưng đó là một sự đầu tư đích đáng, bởi vì nó sẽ giúp giảm thiểu các chi phí không thể xác định trước trong tương lai.
Có thể nói, toàn cầu hóa đã mở ra một thế giới mới của những nhân tài di động. Đối với hầu hết công ty đa quốc gia, công cuộc tìm kiếm nhân tài đã vượt qua biên giới các nước, nhân viên được phân bổ đến những nơi cần họ nhất hoặc được tuyển dụng từ thị trường nước ngoài để bổ sung nguồn nhân lực, hoặc bổ sung vào lực lượng lao động có kỹ năng mà công ty còn thiếu.

Nhu cầu cạnh tranh nhằm cắt giảm chi phí, đáp ứng các yêu cầu pháp lý ngày càng phức tạp và cung cấp các gói lương bổng mang tính cạnh tranh cho những nhân viên di động, đã làm cho việc quản lý toàn cầu trở thành một thử thách to lớn đối với hầu hết nhà tuyển dụng.

Một khi được thực hiện đúng đắn, các sáng kiến về điều chuyển nhân sự toàn cầu thông qua cách tiếp cận có phương pháp sẽ giúp các công ty đa quốc gia đoán trước và đáp ứng được nhu cầu về lao động có năng lực theo đúng mục tiêu hoạt động của công ty, đồng thời luôn duy trì việc tuân thủ các quy định của pháp luật.

Một khi được thực hiện không đúng, các nhân viên làm việc theo các hợp đồng điều chuyển nhân sự quốc tế có thể làm gia tăng nguy cơ không tuân thủ pháp luật, đặc biệt dưới sự kiểm soát ngày càng chặt chẽ từ phía các cơ quan thuế cũng như cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại Việt Nam và trên toàn thế giới. Dưới sức ép về mặt chính trị và tài chính – hệ lụy từ cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu, các nhà làm luật cẩn trọng rõ ràng ngày càng siết chặt các quy định và tiến hành kiểm tra nghiêm ngặt hơn để truy tìm những người trốn thuế và nhập cư bất hợp pháp. Đây cũng chính là khuynh hướng hiện nay ở Việt Nam.

Những yếu tố nào dẫn đến rủi ro đối với việc điều chuyển nhân sự toàn cầu?

Có 2 yếu tố chính tạo nên rủi ro trong việc điều chuyển nhân sự quốc tế: đó là tính phức tạp của các quy định đa quốc gia và nhu cầu về quản lý nguồn nhân lực trong một môi trường kinh doanh đầy rẫy cạnh tranh. Thách thức ở đây là làm thế nào để đối phó một cách hiệu quả đối với cả hai yếu tố trên.

Các nhà tuyển dụng và lực lượng lao động được điều chuyển quốc tế của họ phải nắm rõ những quy định pháp lý liên quan đến việc tuyển dụng lao động ở cả hai nước: nước sở tại và nước thường trú. Những quy định cũng như là thực tiễn về nhập cư cũng khác nhau giữa các nước, thậm chí khác biệt ngay giữa các địa phương trong một đất nước, đã tạo ra vô số rủi ro về tình hình tuân thủ. Các chính sách về lương bổng ở nước sở tại cũng như ở nước thường trú mà nhà tuyển dụng đưa ra cho nhân viên người nước ngoài thường vướng phải những quy định phức tạp về thuế ở nước thường trú, nước sở tại hoặc cả hai. Chúng ta cũng cần xem xét thêm một số các khoản chi trả liên quan đến tiền lương, tiền công, chẳng hạn như chính sách đối với các khoản đóng góp lương hưu tại nước thường trú, kế hoạch về cổ phiếu công ty và các khoản thưởng dài hạn khác cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng cho mục đích báo cáo thuế.

Với tốc độ phát triển chóng mặt của thương mại toàn cầu thì thời gian là yếu tố quan trọng nhất. Do đó, không có nhiều thời gian cho các nhà chuyên môn về điều chuyển nhân sự quốc tế ngồi đó mà thiết kế những chính sách bổ nhiệm một cách cẩn thận hay lên những kế hoạch thực thi tỉ mỉ. Thậm chí, ở một số nước, với sự cải thiện lớn về quy trình tiến hành các thủ tục nhập cư được tính bằng giờ và yêu cầu “phải ở đó ngày hôm qua” sẽ tạo áp lực thậm chí đối với những quy trình điều chuyển nhân sự quốc tế được xem là tốt nhất. Nhu cầu cung cấp một gói thu nhập tốt nhất cho nhân viên ở mức tiết kiệm chi phí nhất, cũng có thể dẫn đến việc ngày càng gia tăng tính phức tạp của gói thu nhập và các thủ tục kê khai, báo cáo.

Một cơ cấu công ty được phân quyền với những chính sách tốt có thể giúp công ty giảm bớt những rủi ro từ việc điều chuyển nhân sự toàn cầu. Đội ngũ nhân viên được điều chuyển toàn cầu cần được phân quyền và trang bị những kỹ năng cũng như những hỗ trợ từ phía ban giám đốc, để có thể đưa ra những quyết định khó khăn nhưng có thể mang lại lợi ích tốt nhất cho công ty. Các chính sách và thủ tục phải được chuẩn bị sẵn sang nhằm đảm bảo sự chặt chẽ, thống nhất và đồng bộ.

Thường thì sự thiếu kết nối giữa trụ sở chính và chi nhánh, hoặc giữa các nhóm chức năng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau của quá trình điều chuyển nhân sự toàn cầu có thể làm gia tăng rủi ro mang tính cơ cấu. Các vấn đề liên quan đến thuế của các nhân viên người nước ngoài thỉnh thoảng có thể bị lãng quên bởi phòng nhân sự vốn không hiểu hết tận tường các vấn đề về thuế và luôn có các ưu tiên khác lớn hơn, dẫn đến rủi ro về việc tuân thủ pháp luật về thuế.

Bà Sarah là Giám đốc Bộ phận thuế tại Văn phòng TP. HCM của Công ty TNHH Ernst&Young Việt Nam và đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán công. Bà Sarah là Kế toán viên Công chứng Úc, có kinh nghiệm sâu rộng về hệ thống thuế tại Việt Nam và Úc trong các lĩnh vực như tư vấn về thâm nhập thị trường, rà soát cơ cấu doanh nghiệp, dịch vụ tuân thủ và tư vấn về nguồn nhân lực (bao gồm cả dịch vụ thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài tại Việt Nam và tư vấn điều chuyển nhân sự).

Do đó, việc quản lý rủi ro từ điều chuyển nhân sự toàn cầu nhất thiết phải gắn liền với sự am hiểu tường tận và sự phối hợp đồng bộ của những bên có liên quan, bao gồm bộ phận nhân lực, thuế và pháp lý, bộ phận tính lương, bộ phận kiểm soát, kiểm toán nội bộ, đội ngũ hỗ trợ và các đơn vị vận hành.

Những rủi ro đối với đội ngũ lao động được điều chuyển

Việc không thực hiện đầy đủ các quy định về pháp lý luật ở nước sở tại cũng như ở nước thường trú là một rủi ro hiện hữu liên quan đến đội ngũ lao động được điều chuyển toàn cầu. Rủi ro này là của cả người sử dụng lao động, người lao động và đôi khi là của cả các nhà điều hành công ty. Việc không tuân thủ với các quy định về nhập cư và thuế có thể khiến người lao động bị phạt và hơn nữa là bị bắt, bị giam cầm hay là bị đuổi việc.

Mặt khác, khi không hiểu đúng các quy định về luật thuế thì các công ty sẽ không hoạch định tốt chính sách tiền lương, chi trả không hiệu quả, hoặc kê khai thu nhập sai hoặc trả quá nhiều thuế. Do đó, đòi hỏi chúng ta cần phải có một kiến thức vững chắc về tất cả các loại thuế, cùng với sự linh hoạt trong việc chi trả thu nhập để đạt đến mục đích cuối cùng khi điều chuyển nhân sự toàn cầu, đó là bảo đảm việc tuân thủ thuế mà vẫn tiết kiệm được chi phí thuế ở mức thấp nhất.

Do việc quản lý chi phí ngày càng được quan tâm hàng đầu nên rủi ro về ngân sách cần được quản lý một cách thận trọng để tránh những sự cố bất ngờ. Điều này đòi hỏi viêc xác định chính xác các nhân viên được điều chuyển toàn cầu và sớm dự tính được chi phí liên quan đến chính sách lương bổng cho các nhân viên được điều chuyển. Đối với các công ty không thể dự tính chi phí thuế trong tương lai, có thể sẽ đưa ra quyết định về nhân sự không chính xác trong thời gian công ty phải chịu áp lực phải đạt mức lợi nhuận ròng kế hoạch.

Việc vi phạm các quy định về nhập cư, thuế và các quy định khác ở nước ngoài có thể ảnh hưởng không tốt tới danh tiếng một công ty. Dù là vi phạm do cố ý hay do sơ suất, ảnh hưởng của những bài báo có đánh giá tiêu cực về hoạt động của một công ty đến hoạt động kinh doanh trong tương lai của công ty đó ở một địa điểm mới sẽ lớn hơn nhiều so với số tiền phạt mà nó gánh chịu.

Các giám đốc thuế phải luôn luôn cân nhắc những rủi ro về việc tạo ra những cơ sở thường trú do việc điều chuyển nhân viên qua lại giữa các quốc gia. Hiệp định tránh đánh thuế hai lần và luật thuế nội địa sẽ giúp giám đốc thuế xác định rủi ro liên quan tới cơ sở thường trú trong từng trường hợp cụ thể, giúp tiên liệu trước các tình huống có thể xảy ra.

Quản lý rủi ro về việc điều chuyển nhân viên toàn cầu

Nếu được thực hiện một cách có hiệu quả, cơ chế quản lý rủi ro việc điều chuyển nhân viên toàn cầu có thể giúp bạn xác định những khu vực rủi ro cụ thể và nhìn thấy các vấn đề cần giải quyết trước khi các vấn đề đó phát sinh. Cơ chế quản lý rủi ro cũng có thể hỗ trợ cho việc lập kế hoạch bằng cách xác định các cơ hội để nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí một cách nhanh chóng.

Để thành công, kế hoạch quản lý rủi ro việc điều chuyển nhân viên toàn cầu cần được xây dựng trên cơ sở các mục tiêu và chiến lược kinh doanh. Việc xác định nhân sự tham gia, quy trình và chính sách áp dụng, và các nguồn gây nhiễu nếu có cũng rất cần thiết.

Để biết mình đang ở đâu trong việc quản lý rủi ro về điều chuyển toàn cầu, bạn có thể sử dụng phương pháp AIM (đánh giá, cải thiện, giám sát):

lĐánh giá rủi ro của bạn bằng cách xem xét các chính sách và quy trình hiện hành trong mối liên hệ với mục tiêu kinh doanh của bạn. Việc này sẽ giúp bạn xác định các kẽ hở và hiệu chỉnh hồ sơ quản lý rủi ro của mình.

lCải thiện quy trình và cách thức kiểm soát để giảm thiểu rủi ro và thu hẹp kẽ hở. Huấn luyện nhân viên của bạn và thực hiện theo đúng các thủ tục và giao ước.

lGiám sát quy trình và cách thức kiểm soát của bạn một cách thường xuyên, liên tục để đảm bảo chúng vẫn có hiệu quả trong việc quản lý rủi ro.

Quản lý những rủi ro liên quan đến việc điều chuyển nhân viên toàn cầu đòi hỏi nhiều thời gian, nỗ lực và sự phối hợp trong việc thành lập cơ cấu và quy trình kiểm tra việc điều chuyển của các nhân viên từ nước này sang nước khác. Nhưng đó là một sự đầu tư đích đáng, bởi vì nó sẽ giúp giảm thiểu các chi phí không thể xác định trước trong tương lai.

Kết luận

Kiến thức, sự kết nối thông tin và quy trình là những chìa khóa để thành công trong việc quản lý rủi ro về điều chuyển nhân viên toàn cầu. Nếu có sự đầu tư đúng đắn vào những nhân sự thích hợp nhằm xác định rủi ro và thực hiện các chính sách, thủ tục để đảm bảo tính tuân thủ, việc quản lý rủi ro về điều chuyển nhân viên toàn cầu có thể trở thành một quy trình hiệu quả và liền mạch.

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *